Znuny Collaboration Add-on - Microsoft 365 Integration für Ihr Ticketsystem

Das Problem: Medienbrüche zwischen Ticketsystem und Kommunikation

Kennen Sie das? Ein Ticket liegt auf Ihrem Schreibtisch, Sie müssen den Mitarbeiter aus der Fachabteilung kontaktieren - aber ist er gerade erreichbar? Welche Telefonnummer war nochmal die richtige? Und für den Termin nächste Woche müssen Sie erst Teams öffnen, den Kalender prüfen, das Meeting erstellen und dann den Link manuell ins Ticket kopieren.

In vielen Unternehmen führt die Trennung zwischen Ticketsystem und Microsoft 365 zu:

• Ständigen Kontextwechseln - zwischen Znuny, Teams und Outlook hin- und herspringen
• Verpassten Anrufen - Kollege angerufen, obwohl er gerade "Beschäftigt" war
• Umständlicher Terminplanung - Kalender prüfen, Meeting erstellen, Link kopieren
• Fehlender Nachvollziehbarkeit - welcher Termin gehört zu welchem Ticket?

Die Lösung: Microsoft 365 direkt in Znuny

Das Collaboration Add-on für Znuny 7.2.x integriert Microsoft 365 nahtlos in Ihr Ticketsystem. Avatare, Präsenzstatus, Kontaktdaten und Terminplanung - alles direkt dort, wo Sie arbeiten.

Features im Überblick

Avatar und Präsenz-Status

Sehen Sie auf einen Blick, wer online ist:

• Profilbilder aus Microsoft 365 statt generischer Avatare
• Echtzeit-Präsenz - Verfügbar, Beschäftigt, Abwesend, Offline
• Im gesamten System - Header, Ticket-Ansicht, Artikel, Kundeninfo

Der grüne Punkt am Avatar verrät sofort: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt für den Anruf.

Hover-Cards mit Kontaktdetails

Fahren Sie mit der Maus über einen Namen und erhalten Sie alle wichtigen Informationen:

Teams-Chat und -Anruf mit einem Klick

Keine Suche mehr in Teams nach dem richtigen Kontakt:

• Chat-Button - öffnet sofort einen Teams-Chat mit der Person
• Anruf-Button - startet einen Teams-Anruf
• Deep-Links - funktioniert mit der Teams-Desktop-App oder im Browser

Die Kommunikation beginnt direkt aus dem Ticket-Kontext heraus.

Meeting-Scheduler mit Free/Busy-Abfrage

Termine planen ohne Outlook zu öffnen:

So funktioniert's:

1. Klicken Sie auf das Kalender-Icon in der Kundeninformation
2. Wählen Sie Teams Meeting oder Vor-Ort-Termin
3. Wählen Sie die Dauer (15, 30, 45 oder 60 Minuten)
4. Sehen Sie die verfügbaren Zeitslots - nur Zeiten, zu denen beide Teilnehmer frei sind
5. Klicken Sie auf "Termin erstellen"

Der Termin wird automatisch:

• Im Znuny-Kalender angelegt
• Als Teams-Meeting in Microsoft 365 erstellt (bei Online-Terminen)
• Mit dem Ticket verknüpft

Automatische Ticket-Verknüpfung

Erstellte Termine erscheinen direkt im Ticket:

Für ITSM-Nutzer: Das Widget ist auch im ITSM-Layout verfügbar:

• Titel mit Ticket-Referenz
• Teams-Meeting-Link zum Beitreten
• Start- und Endzeit
• Löschen-Button für Stornierungen

Keine verlorenen Meeting-Links mehr, keine vergessenen Termine.

Kalender-Verfügbarkeit und Abwesenheitsnotiz bei Besitzer/Verantwortlicher

Wer hat Zeit für dieses Ticket? Und ist der Kollege vielleicht im Urlaub? Bei der Auswahl von Besitzer oder Verantwortlichem sehen Sie alle relevanten Informationen auf einen Blick - sowohl beim Erstellen neuer Tickets als auch beim Ändern bestehender:

• Wochenansicht des ausgewählten Agenten
• Grüne Blöcke = verfügbar
• Rote Blöcke = belegt
• Abwesenheitsnotiz - Falls in Outlook/Exchange eine automatische Antwort aktiv ist, wird diese direkt angezeigt
• Funktioniert bei Besitzer und Responsible - beide Felder zeigen die Kalenderansicht

Keine bösen Überraschungen mehr: Sie sehen sofort, ob der Agent erreichbar ist oder gerade "Bin im Urlaub bis 15.01." in seiner Abwesenheitsnotiz stehen hat.

Anwendungsbeispiele

IT-Support: Schnelle Problemlösung

Ticket: "Drucker funktioniert nicht"

Hover über Mitarbeitername → Präsenz: Verfügbar (grüner Punkt)
Klick auf Chat-Button → Teams-Chat öffnet sich
Problem klären → "Könnten Sie den Drucker neu starten?"
Termin planen → Vor-Ort-Termin für Hardwaretausch
Ticket mit Termin verknüpft → alles dokumentiert

IT-Support: Projektbesprechung koordinieren

Ticket: "Rollout neuer Software in Abteilung X"

Hover → Kontaktdaten des Abteilungsleiters sichtbar
Klick auf Kalender-Icon → Meeting-Scheduler öffnet sich
Teams Meeting wählen → 45 Minuten
Verfügbare Slots anzeigen → beide haben Zeit um 14:00
Termin erstellt → Teams-Link automatisch generiert

Service-Desk: Ticket-Übergabe

Ticket: "Komplexes Netzwerkproblem"

Ticket an Spezialisten übergeben
Besitzer ändern → Kalenderansicht zeigt Auslastung des ausgewählten Agenten
Kollege ausgewählt → Abwesenheitsnotiz erscheint: "Im Urlaub bis 03.01."
Anderen Agenten wählen → freie Slots und keine Abwesenheit
Übergabe dokumentiert → Agent sieht alle Mitarbeiterdaten per Hover

Technische Details

Unterstützte Provider

Silent SSO

Nach einmaliger Anmeldung bleibt die Verbindung bestehen:

• Automatischer Token-Refresh
• Persistent über alle Browser-Tabs
• Kein erneutes Login bei Seitenwechsel

Modulare Architektur

Das Add-on ist auf Erweiterbarkeit ausgelegt:

• Provider-Abstraktionsschicht für weitere Integrationen
• Feature-Toggles für granulare Kontrolle
• Fallback-Mechanismus für gemischte Umgebungen

Installation

Die Installation erfolgt wie bei jedem Znuny-Paket:

Option A: Paket-Repository (empfohlen)

1. Admin → Systemkonfiguration → Package::RepositoryList
2. Repository hinzufügen: Name wolkig.it, URL https://wolkig.it/packages
3. Admin → Paketverwaltung → "Collaboration" aus der Liste installieren

Option B: Manuell

1. OPM-Paket von der Pakete-Seite herunterladen
2. Admin → Paketverwaltung → Paket installieren
3. Fertig!

Nach der Installation:

1. Entra ID App Registration erstellen (siehe Administratorhandbuch)
2. Tenant-ID und Client-ID in SysConfig eintragen
3. Features nach Bedarf aktivieren/deaktivieren

Open Source

Das Collaboration Add-on ist Open Source unter der GPL v3 Lizenz. Das bedeutet:

• Kostenlos nutzbar
• Quellcode einsehbar
• Anpassungen erlaubt
• Community-Beiträge willkommen

Repository: codeberg.org/wolkig-it/znuny_collaboration

Fazit

Mit dem Collaboration Add-on verschmelzen Znuny und Microsoft 365 zu einer einheitlichen Arbeitsumgebung - keine Kontextwechsel, keine Medienbrüche, alles an einem Ort.

Vorteile auf einen Blick:

• Echtzeit-Präsenz direkt im Ticket
• Kontaktdaten per Hover sichtbar
• Chat und Anruf mit einem Klick
• Termine planen ohne Outlook
• Automatische Ticket-Verknüpfung
• Kalender-Verfügbarkeit und Abwesenheitsnotiz bei Besitzer/Verantwortlicher-Auswahl
• Kostenlos und Open Source

Probieren Sie es aus!

• Download: Pakete-Seite
• Dokumentation & Quellcode: codeberg.org/wolkig-it/znuny_collaboration